Multitasking fac calculatoarele, nu oamenii

În 2015 am făcut parte din departamentul de digital al unei agenții de PR. Aveam cinci oameni în subordine și coordonam strategia a vreo 12 branduri, din industrii diferite, fiecare cu mai multe proiecte care se desfășurau simultan.

Ajungeam la birou la 8 dimineața și ieșeam pe ușă cel mai devreme la 8 seara, fără să înțeleg unde s-au dus orele respective. Era un ping-pong permanent între mailuri care ardeau, managementul echipei, cerut oferte pentru campanii cu influencers, brainstorminguri răsărite de la o oră la alta, întâlniri cu clienți, research și prezentări pentru pitch-uri.

Acceptasem postul din cauza egoului meu mare și prost. Eu mă definesc ca un om care nu fuge niciodată de multă muncă și angajatorii au știut butoanele potrivite pe care să apese. Habar n-aveam în ce mă bag, de fapt.

Cu cât munceam mai mult, cu atât prestam la o calitate mai proastă și gafam mai mult. Nu mai eram creativă și nu mai rețineam informațiile esențiale. De abia după ce ajungeam acasă seara sau în weekenduri reușeam să fac și munca importantă, fără să fiu întreruptă.

În nici 3 luni slăbisem 10% din greutate. Mi-a căzut jumătate din păr, iar din ce a rămas a trebuit să tai drastic, fiindcă se uscase. Nu-mi aminteam când îmi văzusem ultima oară prietenii la față. Nu mai ajungeam la nicio alergare și nu mai citisem nicio pagină din vreo carte. Eram un butoi cu pulbere pe cale să explodeze.

Momentul incendiului din Colectiv a fost semnalul de trezire care m-a făcut să-mi regândesc complet viața. Când mor atâția oameni deodată într-un loc pe care-l frecventai, când mai și lucrasei cu șase dintre ei de-a lungul vieții, inevitabil ajungi să porți o conversație serioasă cu tine. N-ai cum să nu tragi o frână de urgență, să te întrebi cine ești, unde ești și ce naiba faci.

Mi-am dat demisia câteva zile mai târziu.

Textul acesta nu este despre burnout. Cazul meu a fost unul extrem și accelerat, fără îndoială, însă este doar un avertisment pentru a ilustra la ce duce supraîncărcarea și multitaskingul: ajungem să ne prăjim neuronii.

Creierul nostru este incapabil să facă multitasking. Avem un singur „procesor”, nu un calculator cu memorie RAM infinită. Există o limită a lucrurilor pe care ne putem concentra simultan și informații pe care le putem ține în cap, iar limita asta este mult mai scăzută decât ai crede. Dacă încercăm să înghesuim prea multe, ne blocăm.

Neuronii sunt vulnerabili, performanța noastră scade atunci când îi supraîncărcăm. Încetăm să mai observăm detalii și uităm mare parte din lucruri. Ne afectează creativitatea, capacitatea de a memora și a învăța. Și ne mai și stresează peste măsură.

De câte ori ți s-a întâmplat să te duci până în bucătărie și să te trezești că ești acolo, însă să nu-ți amintești de ce? Sau să deschizi o aplicație ca să faci ceva clar definit și, câteva minute mai târziu, să realizezi că ai făcut orice altceva, dar nici nu mai știi care era intenția? Sau ai ascultat un podcast pe drum spre casă și ai realizat că ai uitat să treci să iei lapte de la Mega?

De ce? Probabil pentru că ai încercat să înghesui prea multe lucruri în spațiul atenției tale.

Ce faci cu 40 de secunde de concentrare?

Cu toate astea, avem așteptarea de la noi să putem jongla cu succes cu 10 proiecte în paralel. Ne așezăm la calculator și ne apucăm de șapte lucruri deodată, cu 30 taburi deschise, pe două monitoare, „ca să nu scape nimic”. Mai dăm un mail, ne sună telefonul, mai răspundem la un mesaj pe chat. Ne trebuie o putere supraumană ca să rezistăm să dăm click pe iconițele roșii de notificare.

Studiile arată că lucrăm doar 40 de secunde înainte să facem switch între task-uri, să fim întrerupți sau distrași (adică atunci când ne întrerupem singuri). Câtă muncă de calitate putem înghesui în 40 de secunde de concentrare?

Știu ce gândești acum. „Alții nu pot face multitasking, dar eu pot. Eu sunt special. Eu am ani întregi de practică.”

Noup. Sorry, nu ești cu nimic mai special. N-o spun eu, o spune neuroștiința. Iar cu cât ne credem mai capabili de așa ceva, cu atât ne descurcăm mai prost în realitate (există studii care au demonstrat și asta).

Când ne concentrăm pe mai multe proiecte simultan, mare procent din ce muncim este irosit, o pierdere cauzată de schimbarea contextului.

Atunci când facem non-stop switch între task-uri, fragmente de informații legate de task-ul anterior rămân captive în atenția noastră chiar și când am trecut la altă activitate. Suntem în mijlocul unei întâlniri și ne trezim că ne gândim la ce lucram înainte; creierul continuă să evalueze și să reflecteze la un task și după ce am făcut tranziția la altul.

Este demonstrat că ne ia în medie cu 50% mai mult timp să încheiem un task și o facem la o calitate mai proastă decât atunci când facem un singur lucru, de la început până la final.

Iar costurile unei întreruperi sunt mai mari decât ne-am imagina: după ce am fost întrerupți ne ia aproximativ 23 de minute să revenim la activitatea originală, timp în care ne mai preocupăm cu minim alte trei subiecte.

Mă simt și eu cu musca pe căciulă. De când am început să scriu la textul ăsta și până acum:

• Mi-am verificat mail-ul de vreo trei ori;
• Mi-am căutat jurnalul din 2015 și am recitit ce scriam în el;
• Am transcris niște fragmente din jurnal și le-am trimis unor prieteni pe WhatsApp;
• Mi-am amintit că mai am doar o pereche de ciorapi curați, așa că am băgat o încărcătură de rufe la spălat;
• Am intrat pe Feedly să văd ce articole interesante au mai apărut;
• Am citit patru pagini dintr-o carte pe care am început-o recent și o țin pe birou.

Să conștientizăm problema nu e îndeajuns. Pur și simplu nu ne putem stăpâni impulsul de a face multitasking. E mult mai fun și ne oferă iluzia că am fi mai productivi, că am lucra inteligent, dar de fapt ne irosim o groază de timp și neuroni.

Avem creierul „setat” pe a supraviețui și a ne reproduce, nu pentru a face muncă intelectuală pe calculator non-stop. Din acest motiv, vom căuta mereu stimuli noi, lucruri strălucitoare, care ne aduc plăcere sau care pot părea amenințătoare, cum ar fi știrile legate de virusul ăla. Tot instinctul de supraviețuire e de vină (fără o doză de paranoia n-am fi supraviețuit ca specie).

Ce putem face?

1. Simplifică-ți mediul înconjurător. Ideal ar fi să încerci să faci câte un singur lucru, de la început până la final. Adică single tasking. Pentru asta, ai nevoie să aliniezi trei lucruri:

• Intenția de a lucra la un task mic, dar suficient de important, și a te concentra doar pe el;
• Un timp finit alocat pentru asta. Nu porni direct să bagi două ore, că n-o să reușești. Trebuie să fie realizabil, ca să ai încredere că vei putea duce acțiunea până la capăt. Începe cu 10 minute, de exemplu.
• Un mediu care să te ajute să duci până la capăt task-ul.

Dacă vei sta non-stop cu toate notificările pornite, cu tab-ul de la email și messenger deschise, e ca și cum ai sta cu junk food pe birou. Nu poți să te abții, așa că mai bine încerci să schimbi situația.

Așa că, înainte să te apuci de un task, pregătește-ți toate materialele necesare și anticipează orice fel de potențiale întreruperi. Închide orice ți-ar putea distrage atenția, pune-ți telefonul pe silent și du-l cât mai departe de tine. Închide toate taburile din browser.

Poți să-ți instalezi o aplicație care nu te lasă să deschizi nimic altceva în afară de ce ai nevoie pentru lucru (cei de la Zapier au făcut o listă cu astfel de aplicații, o găsești aici). Dacă lucrezi într-un birou cu mai mulți oameni, ia-ți niște căști care izolează fonic și roagă-i să nu te întrerupă când ai căștile puse.

La fel și cu propriul cap. În timp ce citești aceste rânduri, probabil că ai și alte lucruri care-ți ocupă mintea. Poate te gândești la ce vei mânca diseară, la o conversație enervantă pe care ai avut-o zilele trecute cu o colegă, sau la un task important pe care-l tot amâni.

Ia-ți câteva minute și pune pe o foaie absolut tot ce te îngrijorează, și stabilește-ți o întâlnire cu tine când te vei ocupa de ele. Astfel semnalizezi creierului că există undeva, nu vei uita nimic și îi dai posibilitatea să se concentreze pe altceva.

2. Nu uita că ești un exemplu. Analizează ce transmiți celor din jur. Dacă tu alegi să lucrezi într-un anumit fel, este posibil să pui presiune pe colegii tăi. Atunci când tu dai mesaje pe chat sau mailuri în afara orelor de muncă, sunt șanse să ajungi să-i stresezi, chiar dacă poate că tu nu te aștepți ca ei să lucreze la fel.

Îți recomand să te abții. Dă schedule la mailuri, ca să plece la niște ore mai decente. Nu le mai scrie non-stop pe chat sau mess. Nu-i suna după birou cu lucruri mici – decât dacă chiar a apărut o problemă gravă.

Dacă ai oameni în subordine, regândește-ți etica. Preferi să ai o echipă de oameni cu care să lucrezi timp de mulți ani și să faceți împreună muncă de calitate? Sau ai prefera ca ei să fie mereu cu motoarele turate la maxim și să îi muncești până ajung la burnout?

Este doar o chestiune de valori și strategie de business, până la urmă.

3. Asumarea costurilor. Companiile probabil că mereu vor căuta să angajeze oameni care să lucreze cât mai mult, cu capacitatea de a face multitasking și care să funcționeze la presiune și stres. A devenit parte din cum muncim.

De când cu digitalul, de când cu toate laptopurile, telefoanele și ceasurile deștepte, este din ce în ce mai greu să punem punct zilei de lucru. Ce putem face în schimb este să ne întrebăm dacă merită costurile.

Merită să fim disponibili continuu pentru muncă? Merită să ne întrerupem din orice am face, indiferent dacă suntem în oraș, la film sau în vacanță, și să rezolvăm urgența aia?

Când acceptăm să intrăm în joc este important să acceptăm și posibilitatea că nu vom avea timp să cheltuim banii ăia mulți pe care-i facem. S-ar putea să nu putem să ne bucurăm de ei și de experiențe fără să fim stresați și semi-absenți. Mai rău de atât, e posibil să ajungem să-i dăm pe sănătate.

Atunci când un job este greu, hai să ne asumăm și că va exista o taxă. Și va veni o vreme când va trebui s-o plătim.

Suplimente la lectură

Nu pot să vorbesc despre multitasking și burnout fără să menționez It Doesn’t Have to be Crazy at Work (tradusă și la Editura Publica), cartea lui Jason Fried și David Heinemeier Hansson, fondatorii Basecamp (cel mai popular software de project management). Ei vorbesc despre cum să crești un business de succes și să conduci o echipă într-un mediu calm, în care angajații nu sunt constant întrerupți sau prizonieri ai ședințelor. (Cristina)

Cartea lui Cal Newport, Deep Work (tradusă și la Editura Publica) intră în detaliu în subiectul muncii făcute cu concentrare și în strategii de a-ți organiza zilele și mintea nu ca să faci mai multe, ci ca să faci lucrurile pe care le ai de făcut, cu sens. (Cristina & DoR)

Uneori joburile pe care le facem sunt construite din întreruperi și studiile spun că ne adaptăm și uneori putem fi productivi știind că vin, însă succesul în gestionarea lor ține de a înțelege și decide ce faci într-un anumit moment sau într-o anumită perioadă. Gândește-te dacă lucrezi pe maker time sau manager time sau un mix; îți va schimba raportarea la ce și cum faci. (DoR)

---

Acest text a apărut prima oară în newsletterul Actualizator, sezonul Digital Control.