Colegul nou de pe ecran

În iunie, Adela Șandru a început o slujbă nouă, cu colegi noi, responsabilități noi și provocări noi. La 30 ani nu era prima ei slujbă, dar era prima pe care o începea din casa de la munte, unde s-a refugiat odată cu răspândirea virusului. S-a angajat la Binovate Labs, o companie românească de soluții și servicii IT, care în pandemie a renunțat la biroul fizic, așa că Adela a trebuit săse integreze în echipăprin Zoom, Google Meet, Slack, e-mail, telefoane și mesaje.

Pentru că firma nu avea un proces pentru asta, și-a făcut singură unul.

Binovate Labs e o echipă de 12 oameni. Cei mai mulți dintre clienții lor sunt companii farmaceutice, pentru care dezvoltă software, colectează și interpretează date sau fac aplicații (de exemplu, una care le permite oncologilor să găsească specialiști pentru colaborări). Adela este primul Growth Officer din istoria companiei și caută moduri de a o dezvolta prin vânzări și marketing.

„Ce a fost extraordinar de frumos și neobișnuit la procesul de recrutare”, spune Adela, „a fost că am agreat ca până la interviul efectiv să pregătesc un plan pe primele trei luni”. În planul prezentat în fața colegilor a arătat cum trebuia să se integreze în echipă, să înțeleagă produsele și să înceapă să vină cu idei. Fiecare etapă avea obiective și unul dintre ele era un onboarding cât mai reușit.

Onboarding e procesul prin care un angajat nou este integrat în companie. Există un onboarding tehnic: angajatului îi este explicată tehnologia pe care o va folosi, programele pe care va lucra, i se fac conturi de e-mail și alte servicii. Dar mai există și onboardingul în cultura organizațională, în care persoana nouă devine parte din echipă. Poate dura de la câteva zile la câteva luni.

La celelalte locuri de muncă, Adela își scotea noii colegi la cafea imediat după angajare, „să aflu cine ce face, ca să știu în caz că am nevoie cu cine discut și ei să știe ce e cu mine”. Așa a făcut de la primele internshipuri. Crede că a învățat asta indirect și de la tatăl pe care-l însoțea în delegații și îl vedea cum comunică cu cei din jur. Tot din familie i se trage și orientarea către soluții. Dacă în pandemie nu își putea scoate noii colegi la cafea, i-a scos la un Google Meet.

„Pentru mine a fost super OK unu la unu cu ea, era super familiară și colegială atmosfera”, spune Sonia Balogh, director de operațiuni. „A fost o conexiune instantă. Ceilalți colegi au fost ceva mai panicați, că ce o să-i întrebe.” Și Adela spune că unele discuții au fost cu tăcere și răspunsuri succinte, dar înțelege că poate fi ciudat să fii într-o conversație cu o necunoscută și totul să se desfășoare printr-un ecran.

Înainte de pandemie, de onboardingul din Binovate Labs se ocupa Sonia și consta în scoaterea noului venit la prânz cu echipa de management. Apoi era prezentat colegilor, simplu, în birou. Sonia putea să urmărească cum se integrează în echipă și, unde era nevoie, să intervină.

„Chiar dacă suntem 12, încă gândim cel puțin managementul pe ideea de familie și de caring for each other și understanding each other”, spune Sonia. Compania a pornit de la doi prieteni care au început să lucreze împreună. Echipa a rămas mereu apropiată și lucrau aproape toți în același birou. Pandemia i-a forțat să se mute în spații diferite. La început, spune Sonia, nimeni nu-și deschidea camera. Pentru că ține la echipă, dar și pentru că simțea că are nevoie să vorbească despre propriile anxietăți, a început ea să aducă în discuție și altceva în afară de task-ul zilei.

„Ce simt că a ajutat mult a fost onestitatea. Când eu eram praf într-un call, să zic asta. Atunci când te deschizi tu, lumea o să înceapă ușor, ușor să simtă chestia asta.”

Nu peste tot e așa. În iulie, în prima ședință într-o multinațională, Alexandra Mihai s-a trezit într-o mare de ecrane negre, pentru că laptopul de la muncă nu permitea activarea camerelor.

Primele două luni n-a făcut nimic. S-a dus la sediu doar să ia un laptop și nu și-a văzut niciodată pe viu vreunul dintre șefi sau colegi. „Mă trezeam, mă logam în sistem și mă uitam la laptop.” Când îi întreba pe manageri dacă poate să facă ceva, îi spuneau că e o perioadă aglomerată și că nu au timp să se ocupe de ea. În chat colegii vorbeau despre muncă și atât. În septembrie i-au fost repartizate conturile de clienți ale unei colege. De atunci, cu ea a vorbit Alexandra cel mai mult. Nu au o relație adevărată, dar e mai bine decât primele luni. Alexandra vrea să-și schimbe jobul. Simte că nu poate să crească profesional, că nu are de la cine să învețe și că se molipsește de lipsa de interes a colegilor. „Înainte eram foarte proactivă, mă ofeream să ajut unde puteam, dar aici nu am simțit să mai fac asta.”

Ecranele cu dreptunghiuri negre, chaturile impersonale și momentele moarte nu se întâlnesc doar în multinaționale, la fel cum există companii mici care nu au știut cum să țină echipa aproape când munca s-a mutat acasă. Dacă angajații se simt izolați, pentru nou-veniți senzația e și mai puternică. În lipsa pauzei de țigară, excursiei la magazin, prânzului împreună, e mai greu să afli ce fel de oameni sunt colegii tăi, ce le place să facă când se termină programul. Pentru că nu vezi cum reacționează, e mai greu să pui întrebări. Supra-analizezi mesaje, pentru că nu știi ce ton e în spatele unui „bine”. Echipa cea nouă poate face glume care te exclud.

Și toate astea pot să te facă mai puțin implicat la muncă.

„Procesul de onboarding contează foarte mult și are un impact major asupra retenției și motivației angajatului”, spune Corina Neagu. Consultant în resurse umane, Corina ajută companiile să-și îmbunătățească procesele de recrutare, oferă consiliere în carieră și workshopuri pentru perfecționare. În pandemie a organizat chiar unul pe tema onboardingu- lui și vede tot mai mulți manageri interesați de subiect.

Onboardingul digital nu e un produs al pandemiei. Și înainte unii oamenii lucrau remote și trebuiau introduși în echipe fără să se cunoască fizic. Dar la fel ca în cazul muncii de acasă, pandemia a transformat onboardingul digital dintr-o excepție într-o nouă normalitate, chiar dacă nu una confortabilă pentru toată lumea.

De multe ori ne uităm la manageri și la lideri de echipă ca la cei care trebuie să se ocupe de onboarding, crede Corina, dar în perioada pandemiei se simt și ei copleșiți de ce se întâmplă. Deși de la ei ar fi indicat să vină și partea de integrare în echipă, de multe ori se limitează la onboardingul tehnic, pe care îl stăpânesc. De aceea e bine ca și angajatul să ia inițiativă, să întrebe și să încerce să se integreze în echipă.

„Câtă vreme te aștepți să facă altul pentru tine, rezultatele vor fi accidentale”, spune Adela despre integrarea ei în firmă. Așa că pune întrebări, propune idei, deschide gura fără frică. Și dacă ai făcut toate astea și rezultatele tot nu sunt ce trebuie, înseamnă că poate nu e locul potrivit pentru tine.

Adela recunoaște că nu e ușor. Spune despre ea că e vindecată „cât de cât” de perfecționism, dar că a fost nevoie de muncă să vadă necunoscutul ca pe o șansă de creștere. „Contextul pandemiei m-a făcut să cred că asumarea responsabilității este mai importantă ca oricând. Dacă eu nu am grijă de mine și nu fac lucrurile să fie bine pentru mine, cine o să facă asta?”

Victor Mura s-a angajat ca backend engineer la Binovate Labs în iulie. Întâlnirile unu la unu ale Adelei deveniseră deja procedură standard, așa că, în prima săptămână, Victor a cunoscut toată echipa. „Primele discuții au fost mai grele, până m-am dezghețat puțin, apoi a mers bine”, spune el. A aflat că unora le place schiul, altora, cărțile de psihologie, „lucruri despre oameni pe care poate le-ai afla dacă ai merge zi de zi de lucru, dar acum în pandemie nu le știi”.

Din camera sa din Chișinău, Victor lucrează și studiază în București. E în anul II la Universitatea din București, Facultatea de Matematică și Informatică, specialitatea Informatică. A învățat primul limbaj de programare în clasa a VIII-a și acum, la 19 ani, e la al doilea job oficial, după colaborări și proiecte independente.

Deși îi lipsesc boardgame-urile de la vechiul job, nu le-ar da pe echipa de la Binovate Labs. Simte că s-a integrat, că au ajutat unu la unu-rile, ședințele de la finalul zilei, când stau de vorbă ca să-și dea seama dacă cineva e blocat sau are vreo problemă, și întâlnirile periodice cu managerul. „Tu poți să fii și mai timid, dacă echipa și procesul de onboarding e unul favorabil o să te adaptezi și tu.”

Și de Halloween a trebuit să se adapteze. Ca să marcheze momentul, Adela le-a propus pe ultima sută de metri un Google Meet party. Când Victor s-a alăturat petrecerii și a văzut că e printre cei fără costum a hotărât să improvizeze. A oprit camera, și-a făcut o barbă din spumă de ras și s-a întors ca un bătrân. În lipsa unei fotografii de echipă, Sonia a făcut un print screen. 12 oameni în 12 pătrate. Într-unul din ele e Adela, costumată în vrăjitoare. La trei luni de la venirea în companie și-a atins toate țintele din program, ba chiar s-a descurcat mai bine decât prevăzuse. Șase luni mai târziu e deja un motor al echipei.

Ce să faci dacă ești angajator:

• Roagă un membru senior din echipă să ia în primire noul coleg și să fie disponibil pentru a-i răspunde la întrebări, atât tehnice cât și de cultură organizațională.

• Întreabă de ce are nevoie colegul nou pentru a-și face munca mai bine. Poate să fie o oră în plus de explicații despre cum funcționează un program, un scaun de birou pentru acasă sau pur și simplu să știe cine din echipă poate răspunde la o întrebare mai specifică.

• Stabilește o întâlnire (sau mai multe) în care să-l întrebi cum se simte, ce s-ar putea îmbunătăți, ce poți face pentru el mai departe.

• Încurajează-ți echipa să-și compună manuale de utilizare, cu informații pe care, dacă alții le-ar ști, ar lucra mai bine împreună. (De exemplu: „Dimineață nu am atâta energie, așa că pot părea ursuz”.)

Ce să faci dacă începi un job nou acum:

• Pune întrebări. Chiar dacă nu e ușor, amintește-ți că ești nou în companie și că e normal să nu știi totul.

• Împărtășește un interes personal. Uneori e nevoie de un simplu: „Ați văzut The Queen’s Gambit?”, ca să înceapă o conversație.

• Cere feedback de la manager și echipă. Întrebă-i ce se așteaptă de la tine, ce faci bine, ce poți îmbunătăți.

• Dacă nu există un spațiu pentru discuții fără legătură cu munca, creează-l. Poți să faci un canal de Slack sau o conversație de Facebook în care să vorbiți despre animalele de companie sau griji și anxietăți despre pandemie. Postează tu primul, nu aștepta de la alții.

Colajul face parte dintr-o instalație vizuală apărută în DoR #42, despre ce ne lipsește din viața de birou pre-pandemie. Răspunsurile au fost date de membrii comunității DoR, colegi, profesori, grupuri și prieteni de pe Facebook care au fiecare propriile nostalgii. Adunate de Anca Vancu și ilustrate de Oana Barbonie.