DoR caută coordonator de evenimente

Dacă simți că locul tău e în spatele cortinei și, de câte ori mergi la teatru, concerte sau lansări de carte, tragi cu ochiul mai degrabă la mișcarea din culise, decât la ce întâmplă pe scenă, atunci credem că locul tău e în redacția DoR.

Căutăm un om care vede în jur potențialul evenimentelor de a aduce oameni împreună și le face să se întâmple, care stăpânește Excel-ul și e confortabil să petreacă ore în șir cu ochii în tabele și pe email, care pune mâna pe telefon ca să clarifice detalii, care reușește să anticipeze și să rezolve potențiale nevoi și sincope care pot apărea în orice moment. Evenimentele de live storytelling, conferința internațională The Power of Storytelling, întâlnirile cu abonații vor reprezenta principala ta responsabilitate, dar ne vom bucura să facem și evenimente noi, propuse chiar de tine.

Poziția este full time, dar asta nu presupune neapărat un program de la nouă la cinci. E nevoie să fii în redacție, ca să comunicăm și să decidem lucruri împreună rapid. Important e să fii conectat și să poți rezolva neprevăzutul de oriunde ai fi. Uneori va fi nevoie de tine seara sau în weekend, dar vei avea flexibilitatea de a-ți lua o jumătate de zi liberă ca să rezolvi probleme personale, când e nevoie.  

Responsabilitățile coordonatorului de evenimente:

• contribuie la definirea conceptului și conținutului evenimentelor;
• contribuie la strategia de marketing și fundraising a evenimentului, împreună cu echipele de fundraising și comunicare;
• planifică producția și logistica evenimentelor (inclusiv identificarea și contractarea locațiilor / echipei tehnice, catering, negocieri cu furnizori, transport intern și internațional, înregistrări participanți);
• alcătuiește și coordonează echipa de proiect, atribuie roluri și urmărește îndeplinirea lor;
• responsabilități bugetare: planifică și actualizează bugetul evenimentelor, ține evidența plăților și a încasărilor;
• gestionează circuitul contractelor, de la negociere, până la încheierea lor;
• implementează colaborările stabilite cu sponsori și parteneri (activări, stand-uri, campanii de promovare etc.);
• transmite echipei de comunicare obligațiile de promovare a partenerilor și se asigură că sunt îndeplinite;
• lucrează împreună cu echipa de comunicare la planul de comunicare și promovare a evenimentelor: design și producție foto, video și print, broșuri, ecusoane, programe, afișe, flyere etc. (inclusiv distribuția lor);
• trimite invitații și întocmește listele de participanți (speaker-i, artiști, invitați, spectatori);
• menține o comunicare constantă cu participanții, partenerii și furnizorii;
• întocmește desfășurătoare logistice, tehnice, de conținut;
• coordonează echipa de proiect și voluntarii on-site;
• își asumă rolul de stage manager la evenimentele al căror format necesită asta;
• e responsabil de raportare și follow-up;
• menține la zi bazele de date aferente evenimentului.

Competențe necesare:

• experiență în organizarea de evenimente de minimum 3 ani;
• înțelegere a tipului de jurnalism făcut de DoR și a spiritului evenimentelor pe care le organizează;
• capacitatea de a crea procese de lucru pentru evenimente complexe;
• capacitatea de a delega responsabilități și de a stabili priorități pentru echipa de proiect;
• foarte bună atenție la detalii;
• rigurozitate;
• stăpânirea limbii engleze la nivel conversațional, cel puțin;
• experiență practică în folosirea Microsoft Office (Word & Excel) și Google Drive.

Vrem să încheiem selecția la început de mai și să începi munca până la 1 iunie. Dacă treci de prima rundă (interviu de selecție), va urma o perioadă de probă de trei luni (iunie-august).

Pentru început, trimite documentele de mai jos în format PDF, la dor@decatorevista.ro, până pe 20 aprilie, inclusiv. Folosește subiectul „Coordonator evenimente DoR – Nume Prenume”.

• CV – nu e nevoie să respecte vreun format standard. Vrem să înțelegem mai bine istoria ta educațională și profesională.
• Spune-ne în 250 de cuvinte care a fost cel mai complex eveniment la organizarea căruia ai participat, ce ai făcut pentru el și ce ai învățat.